Inkoop- en Contractmanager ICT

Voor een grote, kennisintensieve organisatie in de regio Zuid-Holland zoeken wij een nauwkeurige, proactieve en praktisch ingestelde Inkoop- en Contractmanager ICT. Je komt te werken binnen de directie ICT, afdeling Service Management Office, in het team Sourcing & Contractmanagement ICT. De standplaats is Delft; hybride werken is mogelijk in overleg.

Het team zit in een ontwikkelfase waarin contractmanagement verder wordt gestructureerd en geprofessionaliseerd. De komende periode staat in het teken van het op orde brengen van bestaande contractinformatie, het verbeteren van de administratieve vastlegging en het voorbereiden van een toekomstige systeemmigratie.

Dit is nadrukkelijk een operationele en uitvoerende functie. Je houdt je vooral bezig met contractbeheer, documentatie en administratie, en ondersteunt waar nodig bij inkoopactiviteiten. We zoeken geen zware of strategische contractmanager, maar iemand die graag zelf aan de slag gaat, nauwkeurig werkt en het leuk vindt om informatie uit te zoeken, te ordenen en te verwerken.

Je zorgt ervoor dat contractinformatie volledig, correct en overzichtelijk wordt vastgelegd, met TopDesk als belangrijk systeem. Je werkt vanuit de basisprincipes van CATS-CM en wordt daarnaast ingezet voor operationele inkoopwerkzaamheden. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Verzamelen, controleren en structureren van bestaande ICT-contracten en bijbehorende documentatie

• Opschonen en aanvullen van contractadministratie en contractdossiers

• Ordenen en archiveren van digitale documenten, mailboxen en mappenstructuren

• Vastleggen en verwerken van contractinformatie en documenten in TopDesk

• Controleren van de volledigheid en juistheid van contractgegevens en ontbrekende informatie achterhalen

• Voorbereiden en structureren van contractgegevens voor een toekomstige systeemmigratie

• Bijdragen aan het opzetten en inrichten van contractmanagement volgens de basisprincipes van CATS-CM

• Signaleren van administratieve knelpunten en ondersteunen bij het verbeteren van werkwijzen en processen

• Aanmaken en verwerken van inkooporders en uitvoeren van operationele inkoopwerkzaamheden

• Administratief ondersteunen bij contractverlengingen

• Ondersteunen bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen, minicompetities en het opstellen van contractdocumentatie

• Afstemmen met collega's en interne stakeholders over contractgegevens

• Bewaken van de voortgang en kwaliteit van je eigen werkzaamheden

Must-haves

• HBO werk- en denkniveau

• Ervaring met contractbeheer, contractmanagement, inkoopondersteuning of vergelijkbare administratieve werkzaamheden

• Ervaring met het verwerken, controleren en structureren van documenten en gegevens

• Goede digitale vaardigheden en het vermogen om met verschillende systemen te werken

• Een nauwkeurige, gestructureerde werkwijze met oog voor detail en goede organisatorische vaardigheden

• Het vermogen om zelfstandig informatie te verzamelen, te controleren en aan te vullen

• Een proactieve, zelfstandige en hands-on werkhouding; je pakt uitvoerend en administratief werk graag zelf op

• Goede communicatieve vaardigheden

• Goede beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk

• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken

• Beschikbaarheid voor 38 uur per week

Pré

• Ervaring binnen een ICT-afdeling of IT-gerelateerde organisatie

• Ervaring als Contractbeheerder, Medewerker Contractmanagement, Inkoopmedewerker, Inkoopadviseur of Contractadministrateur

• Basiskennis van de CATS-CM methodiek

• Ervaring met TopDesk of vergelijkbare registratie- en contractmanagementsystemen

• Ervaring met ICT-contracten en leveranciersafspraken

• Ervaring met het opschonen en structureren van contractdossiers

• Ervaring met datamigratie of het voorbereiden van gegevens voor een nieuw systeem

• Betrokkenheid bij enkelvoudige of meervoudig onderhandse aanbestedingen

• Ervaring met contractverlengingen, inkooporders of minicompetities

• Ervaring binnen een universiteit, onderwijsinstelling, overheid of andere publieke organisatie

• Een NEVI 1- of NEVI 2-opleiding

• Ervaring met het verbeteren van administratieve werkprocessen

Competenties: Nauwkeurig · Gestructureerd · Administratief sterk · Analytisch · Organisatorisch sterk · Proactief · Hands-on mentaliteit · Zelfstandig · Communicatief vaardig · Oplossingsgericht · Resultaatgericht · Verantwoordelijkheidsgevoel · Digitaal vaardig · Kwaliteitsbewust · Flexibele instelling · Samenwerkingsgericht · Goed kunnen prioriteren · Initiatiefrijk · Doorzettingsvermogen · Oog voor detail

Hoewel de functietitel anders doet vermoeden, is dit geen zware strategische managementfunctie. Het is een praktische, operationele rol waarin je zelf de handen uit de mouwen steekt. Je hoeft geen senior contractmanager te zijn: basiskennis van CATS-CM is voldoende en je hoeft niet zelfstandig aanbestedingstrajecten te hebben uitgevoerd. Betrokkenheid bij aanbestedingen, bijvoorbeeld via administratieve ondersteuning, kan voldoende zijn.

Heb je ervaring als Contractbeheerder, Medewerker Contractmanagement, Contractadministrateur, Inkoopmedewerker of Operationeel Inkoper, of was je binnen een ICT-afdeling of overheidsorganisatie verantwoordelijk voor documentbeheer, contractregistratie of administratieve procesondersteuning? Dan kan jouw achtergrond goed aansluiten.

• Een bruto maandsalaris passend bij jouw ervaring en achtergrond (salarisindicatie volgt)

• Een functie voor 38 uur per week

• Een opdracht van circa 12 maanden, start zo spoedig mogelijk in overleg

• Een opdracht binnen de ICT-afdeling van een grote, professionele organisatie

• Een afwisselende combinatie van contractadministratie, contractbeheer en operationele inkoopondersteuning

• Een zelfstandige functie met verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden

• De mogelijkheid om mee te bouwen aan de verdere inrichting van contractmanagement

• Ervaring opdoen met de CATS-CM methodiek en contractmanagementprocessen

• Samenwerking met professionals binnen de ICT- en inkooporganisatie

• Hybride werken in overleg, met Delft als werklocatie

• Detachering via Officium CVT (voorkeur), met de mogelijkheid van inzet als zelfstandige (zzp)

Herken je jezelf in deze rol? Solliciteer dan via de sollicitatieknop. Onze recruitmentconsultant Vera van der Windt bekijkt je gegevens en neemt zo snel mogelijk contact met je op. Heb je eerst vragen? Bel Vera gerust op 06-57655297.

Dan komen wij graag met je in contact!