Project Assistent – Projectondersteuning & Inkoopadministratie

Voor een grote, professionele organisatie binnen de Rotterdamse haven zijn wij op zoek naar een nauwkeurige, proactieve en organisatorisch sterke Project Assistent. Binnen deze functie ondersteun je verschillende projectteams die werken aan de ontwikkeling, verbetering en verduurzaming van het Rotterdamse havengebied. De organisatie werkt aan uiteenlopende bouwkundige, infrastructurele en technische projecten die bijdragen aan een veilige, slimme en toekomstbestendige haven.

Je komt te werken binnen een Project Management Office (PMO), waar je samen met andere projectondersteuners verantwoordelijk bent voor een soepel verloop van administratieve en organisatorische processen. De nadruk van deze functie ligt op inkoopadministratie, financiële administratie en algemene projectondersteuning. Je zorgt ervoor dat inkoopaanvragen correct worden verwerkt, opdrachten administratief goed worden vastgelegd en facturatieprocessen zorgvuldig verlopen. Daarnaast ondersteun je projectmanagers, engineers en projectbeheersers bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden.

De standplaats is het World Port Center aan de Wilhelminakade in Rotterdam. Gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk; de organisatie streeft naar een verdeling van 60% kantoor en 40% thuiswerken.

Als Project Assistent ben jij een belangrijke administratieve en organisatorische schakel binnen verschillende projecten. Je ondersteunt projectteams bij het uitvoeren en bewaken van administratieve processen en zorgt ervoor dat inkoopopdrachten, contractdocumentatie, facturen en projectdossiers correct en tijdig worden verwerkt.

Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is het ondersteunen van het inkoopproces. Je beoordeelt inkoopaanvragen op volledigheid en controleert of deze aansluiten op geldende richtlijnen en bestaande contractafspraken. Vervolgens verwerk je inkoopopdrachten in SAP, stel je opdrachtbrieven op en verzorg je de administratieve communicatie met leveranciers. Daarnaast ondersteun je het facturatieproces, houd je projectadministraties actueel en help je bij het organiseren van overleggen en bijeenkomsten.

Je werkt dagelijks samen met projectmanagers, engineers, projectbeheersers en andere projectondersteuners. Binnen het project support team helpen collega's elkaar bij piekbelasting, afwezigheid en verlof; flexibiliteit, samenwerking en een collegiale instelling zijn daarom belangrijk.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit

• Controleren en beoordelen van inkoopaanvragen op basis van geldende richtlijnen en contractafspraken;

• Aanmaken, verwerken en wijzigen van inkoopopdrachten in SAP;

• Opstellen en administratief verwerken van opdrachtbrieven;

• Verzorgen van communicatie met leveranciers over inkoopopdrachten;

• Verwerken en administratief begeleiden van facturen;

• Controleren en actualiseren van financiële en contractgerelateerde gegevens;

• Onderhouden en actualiseren van projectdossiers en administraties;

• Bewaken van de volledigheid en kwaliteit van administratieve gegevens;

• Ondersteunen van projectmanagers en projectteams bij administratieve werkzaamheden;

• Plannen en organiseren van projectoverleggen en vergaderingen;

• Opstellen van verslagen en notulen waar nodig;

• Ondersteunen bij de organisatie van projectbijeenkomsten en evenementen;

• Signaleren van administratieve afwijkingen en onduidelijkheden;

• Meedenken over verbeteringen van administratieve werkprocessen;

• Samenwerken met collega's binnen het project support team.

Belangrijk: deze functie richt zich specifiek op projectondersteuning en inkoopadministratie. Werkzaamheden op het gebied van projectplanning, risicomanagement en projectbeheersing behoren niet tot deze functie.

Must-haves

• Aantoonbare ervaring in een administratieve of ondersteunende functie binnen een projectomgeving;

• Aantoonbare ervaring met projectmatig werken;

• Aantoonbare ervaring met financieel-administratieve werkzaamheden;

• Ervaring met inkoopadministratie, contractadministratie en/of financiële administratieve processen;

• Aantoonbare ervaring met bouwprojecten binnen een opdrachtgevende organisatie;

• Goede kennis van Microsoft Office 365, waaronder Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote en Teams;

• Ervaring met SharePoint;

• Secretariële vaardigheden voor het plannen van afspraken, organiseren van vergaderingen en notuleren;

• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;

• Goede administratieve en organisatorische vaardigheden;

• Nauwkeurige en gestructureerde werkhouding;

• Het vermogen om overzicht te behouden en prioriteiten te stellen;

• Proactieve en zelfstandige werkhouding;

• Goede communicatieve vaardigheden;

• Beschikbaarheid voor 36 uur per week;

• Bereidheid om regelmatig op kantoor in Rotterdam te werken.

Pré

• Aantoonbare kennis van en ervaring met SAP S/4HANA;

• Ervaring met SAP Fiori;

• Ervaring met het aanmaken en wijzigen van inkooporders in SAP;

• Ervaring met inkoopprocessen binnen technische projecten;

• Ervaring met contractadministratie en leveranciersadministratie;

• Ervaring met factuurverwerking binnen een projectorganisatie;

• Ervaring binnen bouw-, infra- of technische projectomgevingen;

• Ervaring bij een opdrachtgever van bouwkundige of infrastructurele projecten;

• Ervaring binnen een Project Management Office (PMO);

• Ervaring bij een havenbedrijf, ingenieursbureau, overheidsorganisatie, netbeheerder of infrastructurele organisatie;

• Goede beheersing van de Engelse taal.

Competenties

Nauwkeurig · Administratief sterk · Gestructureerd · Organisatorisch vaardig · Zelfstandig · Proactief · Initiatiefrijk · Communicatief vaardig · Klantgericht · Kwaliteitsbewust · Verantwoordelijk · Goed kunnen plannen · Overzicht kunnen behouden · Prioriteiten kunnen stellen · Oplossingsgericht · Flexibel · Samenwerkingsgericht · Kritisch op processen · Verbetergericht · Stressbestendig · Dienstverlenend · Collegiaal

Voor deze functie zoeken wij nadrukkelijk iemand die administratieve en organisatorische ervaring combineert met kennis van projectmatig werken en financiële of inkoopgerelateerde processen. Het betreft geen functie voor een projectplanner, projectcontroller of specialist in risicomanagement. Je hoeft ook geen technische opleiding te hebben gevolgd of zelf bouwprojecten te hebben uitgevoerd.

Het is wel belangrijk dat je begrijpt hoe administratieve processen binnen een projectorganisatie verlopen en dat je ervaring hebt met het ondersteunen van projecten. Heb je bijvoorbeeld gewerkt als projectassistent, projectsecretaris, projectadministrateur, medewerker inkoopadministratie of administratief projectondersteuner? Dan kan jouw achtergrond goed aansluiten. Vooral kandidaten met ervaring in bouw- en infrastructurele projecten aan de opdrachtgeverszijde zijn interessant; ervaring met SAP S/4HANA is een belangrijk voordeel.

Het werk bestaat voor een groot deel uit het verwerken, controleren en administratief begeleiden van inkoopopdrachten, facturen en projectdocumentatie. Daarom moet je het prettig vinden om nauwkeurig te werken, administratieve processen te bewaken en verschillende werkzaamheden tegelijkertijd te organiseren.

Let op: voor deze functie is inzet als zzp'er niet mogelijk; de opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht van de opdrachtgever. Als onderdeel van de selectieprocedure vindt een integriteitsonderzoek en online screening plaats.

Het betreft een tijdelijke detacheringsopdracht binnen een grote, professionele organisatie in de Rotterdamse haven. De opdracht heeft een geplande looptijd van 1 december 2026 tot en met 30 november 2027, met mogelijkheid tot verlenging.

Je kunt rekenen op:

• Een bruto maandsalaris van € 3.682 tot € 4.142 op basis van 36 uur, afhankelijk van opleiding en ervaring;

• Een functie van 36 uur per week;

• Een opdracht voor 12 maanden, met mogelijkheid tot verlenging;

• Een professionele werkomgeving binnen de Rotterdamse haven;

• Een veelzijdige administratieve en organisatorische functie;

• Een belangrijke ondersteunende rol binnen bouwkundige, infrastructurele en technische projecten;

• Veel samenwerking met projectmanagers, engineers en projectbeheersers;

• Een collegiaal project support team;

• Afwisselende werkzaamheden op het gebied van inkoop, financiën en projectadministratie;

• De mogelijkheid om deels vanuit huis te werken (ongeveer 60% kantoor, 40% thuis);

• Een moderne werklocatie in het World Port Center in Rotterdam;

• Een werkomgeving waarin samenwerking, kwaliteit en ontwikkeling centraal staan.

De werkdagen zijn van maandag tot en met vrijdag.

Ben jij administratief sterk, werk je graag in een projectomgeving en heb je ervaring met financiële administratie, inkoopprocessen of contractadministratie? Vind je het leuk om projectteams te ondersteunen, administratieve processen zorgvuldig te begeleiden en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen goed georganiseerd is? En heb je bij voorkeur ervaring met SAP en bouwkundige of infrastructurele projecten?

Dan komen wij graag met je in contact!