Breng structuur in ICT-contractdossiers en leg contractinformatie zorgvuldig vast in TopDesk. Een praktische, operationele rol in Delft, 38 uur, hybride.
De opdracht
Voor een grote, kennisintensieve organisatie in de regio Zuid-Holland zoeken wij een nauwkeurige, proactieve en praktisch ingestelde Inkoop- en Contractmanager ICT. Je komt te werken binnen de directie ICT, afdeling Service Management Office, in het team Sourcing & Contractmanagement ICT. De standplaats is Delft; hybride werken is mogelijk in overleg.
Het team zit in een ontwikkelfase waarin contractmanagement verder wordt gestructureerd en geprofessionaliseerd. De komende periode staat in het teken van het op orde brengen van bestaande contractinformatie, het verbeteren van de administratieve vastlegging en het voorbereiden van een toekomstige systeemmigratie.
Dit is nadrukkelijk een operationele en uitvoerende functie. Je houdt je vooral bezig met contractbeheer, documentatie en administratie, en ondersteunt waar nodig bij inkoopactiviteiten. We zoeken geen zware of strategische contractmanager, maar iemand die graag zelf aan de slag gaat, nauwkeurig werkt en het leuk vindt om informatie uit te zoeken, te ordenen en te verwerken.
De functie
Je zorgt ervoor dat contractinformatie volledig, correct en overzichtelijk wordt vastgelegd, met TopDesk als belangrijk systeem. Je werkt vanuit de basisprincipes van CATS-CM en wordt daarnaast ingezet voor operationele inkoopwerkzaamheden. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
Verzamelen, controleren en structureren van bestaande ICT-contracten en bijbehorende documentatie
Opschonen en aanvullen van contractadministratie en contractdossiers
Ordenen en archiveren van digitale documenten, mailboxen en mappenstructuren
Vastleggen en verwerken van contractinformatie en documenten in TopDesk
Controleren van de volledigheid en juistheid van contractgegevens en ontbrekende informatie achterhalen
Voorbereiden en structureren van contractgegevens voor een toekomstige systeemmigratie
Bijdragen aan het opzetten en inrichten van contractmanagement volgens de basisprincipes van CATS-CM
Signaleren van administratieve knelpunten en ondersteunen bij het verbeteren van werkwijzen en processen
Aanmaken en verwerken van inkooporders en uitvoeren van operationele inkoopwerkzaamheden
Administratief ondersteunen bij contractverlengingen
Ondersteunen bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen, minicompetities en het opstellen van contractdocumentatie
Afstemmen met collega's en interne stakeholders over contractgegevens
Bewaken van de voortgang en kwaliteit van je eigen werkzaamheden
Wat breng je mee?
Must-haves
HBO werk- en denkniveau
Ervaring met contractbeheer, contractmanagement, inkoopondersteuning of vergelijkbare administratieve werkzaamheden
Ervaring met het verwerken, controleren en structureren van documenten en gegevens
Goede digitale vaardigheden en het vermogen om met verschillende systemen te werken
Een nauwkeurige, gestructureerde werkwijze met oog voor detail en goede organisatorische vaardigheden
Het vermogen om zelfstandig informatie te verzamelen, te controleren en aan te vullen
Een proactieve, zelfstandige en hands-on werkhouding; je pakt uitvoerend en administratief werk graag zelf op
Goede communicatieve vaardigheden
Goede beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk
Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
Beschikbaarheid voor 38 uur per week
Pré
Ervaring binnen een ICT-afdeling of IT-gerelateerde organisatie
Ervaring als Contractbeheerder, Medewerker Contractmanagement, Inkoopmedewerker, Inkoopadviseur of Contractadministrateur
Basiskennis van de CATS-CM methodiek
Ervaring met TopDesk of vergelijkbare registratie- en contractmanagementsystemen
Ervaring met ICT-contracten en leveranciersafspraken
Ervaring met het opschonen en structureren van contractdossiers
Ervaring met datamigratie of het voorbereiden van gegevens voor een nieuw systeem
Betrokkenheid bij enkelvoudige of meervoudig onderhandse aanbestedingen
Ervaring met contractverlengingen, inkooporders of minicompetities
Ervaring binnen een universiteit, onderwijsinstelling, overheid of andere publieke organisatie
Een NEVI 1- of NEVI 2-opleiding
Ervaring met het verbeteren van administratieve werkprocessen
Competenties: Nauwkeurig · Gestructureerd · Administratief sterk · Analytisch · Organisatorisch sterk · Proactief · Hands-on mentaliteit · Zelfstandig · Communicatief vaardig · Oplossingsgericht · Resultaatgericht · Verantwoordelijkheidsgevoel · Digitaal vaardig · Kwaliteitsbewust · Flexibele instelling · Samenwerkingsgericht · Goed kunnen prioriteren · Initiatiefrijk · Doorzettingsvermogen · Oog voor detail
Aanvullende informatie
Belangrijk
Hoewel de functietitel anders doet vermoeden, is dit geen zware strategische managementfunctie. Het is een praktische, operationele rol waarin je zelf de handen uit de mouwen steekt. Je hoeft geen senior contractmanager te zijn: basiskennis van CATS-CM is voldoende en je hoeft niet zelfstandig aanbestedingstrajecten te hebben uitgevoerd. Betrokkenheid bij aanbestedingen, bijvoorbeeld via administratieve ondersteuning, kan voldoende zijn.
Heb je ervaring als Contractbeheerder, Medewerker Contractmanagement, Contractadministrateur, Inkoopmedewerker of Operationeel Inkoper, of was je binnen een ICT-afdeling of overheidsorganisatie verantwoordelijk voor documentbeheer, contractregistratie of administratieve procesondersteuning? Dan kan jouw achtergrond goed aansluiten.
Wat bieden wij?
Een bruto maandsalaris passend bij jouw ervaring en achtergrond (salarisindicatie volgt)
Een functie voor 38 uur per week
Een opdracht van circa 12 maanden, start zo spoedig mogelijk in overleg
Een opdracht binnen de ICT-afdeling van een grote, professionele organisatie
Een afwisselende combinatie van contractadministratie, contractbeheer en operationele inkoopondersteuning
Een zelfstandige functie met verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden
De mogelijkheid om mee te bouwen aan de verdere inrichting van contractmanagement
Ervaring opdoen met de CATS-CM methodiek en contractmanagementprocessen
Samenwerking met professionals binnen de ICT- en inkooporganisatie
Hybride werken in overleg, met Delft als werklocatie
Detachering via Officium CVT (voorkeur), met de mogelijkheid van inzet als zelfstandige (zzp)
Sollicitatieprocedure
Herken je jezelf in deze rol? Solliciteer dan via de sollicitatieknop. Onze recruitmentconsultant Vera van der Windt bekijkt je gegevens en neemt zo snel mogelijk contact met je op. Heb je eerst vragen? Bel Vera gerust op 06-57655297.
Dan komen wij graag met je in contact!
